La Matrícula Mercantil le da la posibilidad a todos los empresarios de realizar cualquier actividad comercial y acreditar públicamente su calidad de comerciante. Este documento debe renovarse antes de 31 de marzo de cada año.

Este documento le permite a los comerciantes y sus establecimientos, registrar públicamente toda su actividad mercantil, como la inscripción o anotación de los diferentes actos u operaciones, libros y documentos que sean de carácter mercantil, o que afecten a la persona del comerciante, con el fin de darles publicidad y los efectos jurídicos que la ley señala.

Por esta razón, es responsabilidad del cada comerciante renovar por lo menos cada 31 de marzo la información que contiene esta matrícula mercantil como estados financieros, datos de contacto, entre otros.

De manera expresa, la ley indica que se deben inscribir en el registro mercantil las personas que ejerzan el comercio profesionalmente y sus auxiliares, tales como comisionistas, corredores y agentes. Las personas naturales deberán inscribirse dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades y las personas jurídicas, dentro del mes siguiente a su fecha de constitución.

A partir del 11 de Julio de 2014, se reformaron algunas responsabilidades de los empresarios inscritos en las Cámaras de Comercio con la Ley 1727.

A partir del 11 de Julio de 2014, todo comerciante que no renueve su matrícula mercantil y la matrícula de su establecimiento de comercio anualmente y antes del 31 de marzo, estará en la misma condición de aquellos que ejercen profesionalmente actividades mercantiles sin estar matriculados; lo que significa que estarán sujetos a las sanciones previstas en el Código de Comercio, como el pago de multas hasta por 17 salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Según lo dispuesto en la Ley 1727 del 11 de Julio de 2014

Artículo 30, extemporaneidad en la renovación de la matrícula mercantil El comerciante que incumpla con la obligación de renovar oportunamente su matrícula mercantil, estará sujeto a las sanciones previstas en el artículo 37 del Código de Comercio para quienes ejercen profesionalmente el comercio, sin estar matriculado en el registro mercantil. La sanción será impuesta por la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con las disposiciones reglamentarias vigentes.

Las Cámaras de Comercio deberán remitir dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para la renovación de la matrícula mercantil (31 de marzo de cada año), el listado de comerciantes que incumplieron el deber de renovar la matrícula.

Respecto a la sanción, lo que se indica en el Código de Comercio es:

Artículo 37, sanciones por el ejercicio del comercio sin registro mercantil La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa (hasta el equivalente a diecisiete -17- salarios mínimos mensuales legales vigentes)* , que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.”

*Modificado por el Numeral 5 del Artículo 11 del Decreto especial 2153 de Diciembre 31 de 1992.

Los empresarios inscritos en las Cámaras de Comercio tienen la obligatoriedad de inscribir los libros de comercio para materializar la legalidad del ejercicio comercial.

Solo las personas jurídicas deben cumplir con el requisito de inscribir ante la Cámara de Comercio los siguientes libros:

El libro de registro de socios, accionistas o asociados El libro de actas de asamblea de accionistas o asociados y junta de socios Requisitos para solicitar el registro de libros

Presentar el formato de solicitud de libros diligenciado y firmado por el representante legal y/o revisor fiscal inscrito de la entidad que contenga lo siguiente:

Fecha de solicitud Nombre completo de la entidad a quien pertenezcan los libros. Nombre o destinación de los libros que solicita inscribir. Cantidad de hojas útiles de cada libro y en que numeración comienza y en cual numeración termina. Ejemplo: 10 hojas, desde la hoja 11 a la hoja 20. Código de cada libro, si es de hojas continuas Si desea descargar el formato de solicitud de libros, haga clic aquí.

Requisitos de los libros

Se registran libros únicamente en blanco. Cada libro debe presentarse: debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que pertenecen y su destinación. (Ej. libro de actas), cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua. Si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjetas, debe crearse un código para cada libro.

Requisitos para registrar nuevos libros

Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de estos requisitos:

Traer copia de la última hoja utilizada del libro anterior. Presentar certificación del revisor fiscal o del contador público que certifique sobre la terminación del libro. En caso de perdida presentar copia del denuncio.

REGISTRO DE LIBROS ELECTRÓNICOS

De acuerdo con lo previsto en los artículos 173 y 175 del Decreto 019 de 2012, modificaron el artículo 56 y numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, con la nueva disposición se autorizó a los comerciantes para llevar libros de comercio en medios electrónicos y se estableció la obligación de inscribir en el Registro Mercantil, dependiendo el tipo de sociedad, solamente los siguientes libros, siempre que se garantice en forma ordenada la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación en los términos establecidos por la ley.

Los libros electrónicos se entienden como aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del presente decreto (artículo 2 del Decreto 805 de 2013).

Importante: Para el registro de los libros electrónicos, se debe tener en cuenta que estos deben ser elaborado en formato PDF/A y deberán ser firmados digitalmente (con una firma digital valida en el territorio Colombiano, es decir, expedida por una entidad de certificación abierta, reconocida en Colombia).

Procedimiento para el registro de libros electrónicos:

Paso 1: Solicite El representante legal de la persona jurídica (Sociedad Comercial o Entidad sin Ánimo de Lucro) diligenciará y suscribirá el formato de “Solicitud de libros electrónicos” El formato se puede obtener en www.camaradirecta.com opción Soy empresario => Descarga de documentos. Recuerde: Esta solicitud también puede estar firmada digitalmente.

Si desea descargar el formato de libros electrónicos, haga clic aquí.

Paso 2: Radique Radicación presencial: La solicitud puede ser radicada en la oficina centro de la cámara de comercio de Aguachica, adjuntando los archivos electrónicos en CD, DVD o USB, formato PDF/A. Radicación virtual: Ingresar a www.camaradirecta.com opción => “Radicación de trámites virtuales”, ingrese digite su clave segura y adjunte el formato radicar. Tenga en cuenta que una vez radicada la solicitud debe enviarse los archivos electrónicos en formato PDF/A al correo libros@camaradirecta.com La solicitud será estudiada y el resultado será informado al correo electrónico registrado.

Paso 3: Pague Pago presencial: Una vez confirmada la radicación de su solicitud, se deberá realizar el pago en la oficina Centro de la Cámara de Comercio de Aguachica. El costo de la inscripción es de $13.600 por cada libro, independientemente del número de archivos que se anexen y conforme el libro. Pago virtual: Una vez confirmada la radicación de su solicitud, se habilitará el pago PSE.

Paso 4: Envío Luego de hacer la inscripción de los libros la Cámara de Comercio de Aguachica procede a enviar por correo electrónico el documento del libro firmado digitalmente y la constancia del sello en formato PDF/A con los datos de la inscripción.

RECOMENDACIÓN PARA TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE LA SOLICITUD

1. Formato electrónico

En caso del libro de actas de asamblea de socios o accionistas, el PDF/A deberá estar firmado digitalmente por el presidente y el secretario de la asamblea. En caso del libro de accionistas o socios, este deberá estar firmado digitalmente por el representante legal. 2. Anulación de folios de papel

La primera vez que el comerciante decida registrar en forma electrónica, sea el libro de accionistas o el libro de actas de asamblea de socios, deberá elaborarse una certificación firmada por el revisor fiscal en la cual conste que se anulan los folios en blanco del libro en papel, indicando los números de folio anulados. Esta certificación del revisor fiscal deberá igualmente estar firmada con un certificado digital valido en Colombia. El formato de esta certificación debe ser un PDF/A.

1. En el libro de actas de asamblea de socios y accionista, se deberá indicar lo siguiente:

a) Denominación del libro: Libro de actas de socios y/o accionistas o en su defecto el nombre que el comerciante le dé a dicho libro b) Código del libro asignado por el comerciante c) Identificación, nombre y cargo del representante legal d) Identificación, nombre y cargo del presidente de la asamblea e) Identificación, nombre y cargo del secretario de la asamblea f) Identificación, nombre y cargo del revisor fiscal g) Nombre del acta y/o documento h) Fecha del acta y/o documento i) Número de archivos incluidos (1 o más) j) Número de páginas que contienen los documentos k) Debe anexar el documento del libro en PDF/A firmado digitalmente l) Debe anexar la certificación del revisor fiscal en PDF/A firmada digitalmente m) Correo electrónico al cual se debe remitir el libro firmado digitalmente por parte de la Cámara de Comercio de Aguachica.

1. En el Libro de socios o accionistas, se deberá indicar lo siguiente:

a) Denominación del libro: Libro de socios o accionistas o en su defecto el nombre que el comerciante le dé a dicho libro b) Código del libro asignado por el comerciante c) Identificación, nombre y cargo del representante legal d) Identificación, nombre y cargo del revisor fiscal e) Fecha inicial de los movimientos contenidos en el libro f) Fecha final de los movimientos contenidos en el libro g) Fecha en que el libro fue generado h) Número de archivos incluidos (1 o más) i) Número de páginas que contienen los documentos j) Debe anexar el documento del libro en PDF/A firmado digitalmente k) Debe anexar la certificación del revisor fiscal en PDF/A firmada digitalmente l) Correo electrónico al cual se debe remitir el libro firmado digitalmente por parte de la Cámara de Comercio de Aguachica

Nota: Si el libro a registrar es demasiado grande el comerciante puede fraccionarlo en archivos de 1000 páginas por archivo y cada uno firmado digitalmente por el presidente y el secretari

Estar al día con su matrícula mercantil le permite además de hacer que su empresa sea reconocida como legalmente constituida, disfrutar de muchos beneficios para hacer crecer su negocio.

Estos son algunos de los beneficios que usted y su empresa podrán recibir su cuentan con su matrícula mercantil al día: Acceder a programas de Fortalecimiento empresarial.

Participar en programas y servicios de entidades gubernamentales como Bancoldex, iNNpulsa, Procolombia con alternativas financieras.

Recibir acompañamiento de la Camara de Comercio de Aguachica en el proceso de formalización y trámites registrales a través del servicio de Asesoría Especializada.

A través del programa + IDEAS + EMPRESAS recibir asesoría individual de un experto con el que podrá identificar sus oportunidades de mejora como empresa, capacitación y acompañamiento constante.

Tener la posibilidad de convertirse en contratista directo de la Camara de Comercio de Aguachica a través de las convocatorias publicadas en la página.

Acceder a mejores oportunidades de financiación para la empresa. Con entidades financieras bancarias o del estado.

Formar parte del programa Mujeres ECCO (Empresarias Colombianas por la Competitividad) para contribuir al tejido empresarial de la región, a través del fortalecimiento de empresas dinámicas y sostenibles lideradas por mujeres e impulsar su crecimiento a través del mejoramiento de sus habilidades de gestión empresarial y de la consolidación de sus relaciones comerciales.

Recibir asesoria y acompañamiento por parte de Procolombia donde podrá generar y estructurar las estrategias y procedimientos para incursionar de manera competitiva en los mercados internacionales con procesos de exportacion y de esta manera llegar a un mercado internacional contribuyendo a la atracción de inversión extranjera directa a Colombia.

Participar del programa nuevos talentos enfocados a cultura.

Contar con el apoyo con de la unidad de Desarrollo Empresarial para adquirir claves que impulsan la innovación empresarial y consolidación de sistemas básicos de innovación a partir de una asesoría especializada con consultores expertos en gestión de innovación.

Recibir asesoría para el registro de marca a través de los funcionarios en las ventanillas de asesoría especializada.

Contar con asesoría en información sobre empresas de acuerdo a sectores comerciales, orientación sobre segmentos económicos a través de la plataforma de Compite 360 en ADN sectorial, si el inscrito solicita sus estados financieros para personas Jurídicas se suministra sin costo.

Capacitaciones continúas en diferentes programas.

Contar con un Asesor Jurídico quien brinda orientación en trámites para procesos registrales.

Contar con el apoyo y orientación de Asesor R.U.P. en la inscripción, actualización o renovación del Registro Único de Proponentes (R.U.P.)

Solicitar certificados de registro mercantil en línea, puntos copenessa.

Realizar el pago de las obligaciones mercantiles en línea a través de clave segura.

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Información Importante:

La Cámara de Comercio de Aguachica invita a todas las empresas que están obligadas a facturar electrónicamente, conocer las fechas de registros correspondientes.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN informa a todos los empresarios que deban facturar electrónicamente, validar si su empresa se encuentra obligada o no. Por lo anterior, consulte la fecha de inicio y fecha de facturación correspondiente de acuerdo a su condición:

Recuerde que también puede consultar la guía de facturación electrónica para el registro antes mencionado.

*La información fue remitida directamente por la DIAN, la Cámara de Comercio de Aguachica informa que no es responsable de lo allí consignado.

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